La Ville de Montréal optimise ses processus d’évaluation et de dotation avec le Système Tests en ligne basé sur la technologie uVox.
« Grâce à l'implantation d'un système informatisé de tests en ligne, la Ville de Montréal a grandement amélioré son processus d'évaluation de candidats d'emploi. » dit Joanne Provost, chargé de projet et conseillère principale au Service du capital humain et des communications à la Ville de Montréal.
« Tests en ligne » est basé sur la plate-forme uVox qui offrait déjà la plupart des fonctionnalités requises et qui a été adaptée aux processus d'affaires de la Ville selon les spécifications finales.
Le projet a été organisé en phases d'implantation dont la première phase incluait la mise en opération du système et la mise en place de tests pour une catégorie d'emploi. Les principales réalisations de la phase I furent les suivantes :
- Informatisation de 71 tests d'aptitudes de langage, cléricales, numériques et d'analyse.
- Intégration de plusieurs formes parallèles par test
- Configuration des règles d'affaires pour l'inscription
- Gestion des reprises et des exemptions
- Configuration des protocoles d’évaluation
- Interfaçage avec la solution iRecruitment d'Oracle
- Capacité de desservir 200 utilisateurs clients
- Capacité d'accueillir 20 000 candidats par année
Une des spécifications de l'appel d'offre était que le système devait être hébergé à l'intérieur des infrastructures informatiques de la Ville et les données devaient être entreposées dans la base de données corporative Oracle. Ullix a travaillé avec le Service des technologies de l'information de la Ville pour concevoir un environnement sécurisé et capable de supporter la demande prévue.
Au printemps 2012, la Ville s'est dotée d'une salle informatisée dédiée à l'administration de tests par le système « Tests en ligne ». La nouvelle salle a une capacité de 100 candidats permettant d'évaluer jusqu'à 200 candidats par jour en un seul endroit.
Exploitation de la solution « Tests en ligne »
« Tests en ligne » est en production depuis janvier 2012. Avec le système, les candidats sont inscrits automatiquement à une batterie de tests correspondant à l'emploi postulé.. Le système détermine selon l'historique du candidat et les règles d'affaire en vigueur, si celui-ci doit être exempté de certains tests ou s'il a droit à une reprise dans le cas d'un échec passé.
« Tests en ligne » permet la gestion des séances de tests. Une fois les candidats assignés à une séance, ceux-ci sont convoqués par courriel directement à partir du système. La convocation informe le candidat de la date et du lieu de la séance ainsi que des tests à compléter, du temps à prévoir et de la préparation qui s'applique.
Les tests sont complétés sous la supervision d'administrateurs dans un environnement de passation web sécurisé et contrôlé. Le système permet aux administrateurs de surveiller le progrès de chaque candidat en temps réel. Étant donné que chaque test informatisé possède plusieurs formes parallèles, le système assure qu'un même candidat ne pourra pas compléter deux fois la même version du test.
Les candidats accèdent à leurs tests sous forme de batterie, ce qui d'un côté, simplifie grandement la gestion des participations par les administrateurs, et d'un autre côté, optimise l'expérience du candidat.
Une fois la participation du candidat terminée, le système corrige les tests et génère un rapport de participation comprenant les résultats obtenus à chacun des tests et une lettre notifiant le candidat du succès ou de l'échec de sa participation selon le résultat obtenu. Ces résultats sont transférés dans le système de gestion des candidatures iRecruitment afin que les requérants internes puissent donner suite à chaque candidature.
Bénéfices de la solution « Tests en ligne »
Encore Joanne Provost… « Il est difficile de quantifier les économies, mais les améliorations à ce jour indiquent que nous avons pris la bonne décision de procéder à ce projet. »
La Ville réalise des bénéfices concrets qui sont à la fois immédiats et continus avec l'évolution du système :
- Cycle plus court d'évaluation des candidats (Les clients internes sont servis de manière plus efficace.)
- Optimisation de la gestion des candidatures :
- Réduction de la répétition des évaluations sur des compétences communes;
- Les exemptions d’évaluation sont valides à travers l’ensemble de la Ville
- Élimination des évaluations à répétition
- Processus administratif simplifié. Il en coûte moins pour évaluer un candidat en raison de :
- l’automatisation du processus d’évaluation
- Réduire les efforts des ressources professionnelles internes à travers la Ville.
Il y a aussi d'autres avantages importants :
- Équité pour les candidats : mêmes test administrés pour un même emploi
- Candidats qui sont mieux qualifiés pour les postes pour lesquels ils postulent (Il s'agit d'un objectif très important, mais difficile à quantifier.)
- Amélioration des services offerts aux citoyens/contribuables/candidats
- Possibilité d’utiliser les données d’évaluations pour fins de développement des employés et dans le cadre de programmes de gestion de la relève.
- Meilleur contrôle de données de tests et de candidats
- Meilleure protection contre les actions légales
- Contribuer à l'image de marque de la Ville par un positionnement comme employeur de choix grâce à l'utilisation d'une technologie de pointe.